内部控制业务工作职责分离情况分析 行政事业单位内部控制，是指单位为实现控制目标，通过制定制度、实施措施和执行程序，对经济活动的风险进行防范和管控。内部控制有八种控制方法，其中包括“不相容岗位相分离”，不相容岗位相互分离就是合理设置内部控制关键岗位，明确划分职责权限，实施相应的分离措施，形成相互制约、相互监督的工作机制。 行政事业单位内部控制业务工作职责分离的目的是将单位内部不相容的岗位和职责进行合理的划分和隔离，以防止个人或少数人滥用权力，造成损失或违规行为。 不相容岗位相互分离是内部控制的核心和基础，也是有效防范和控制风险的重要手段。 一、行政事业单位内部控制业务工作职责分离的原则及方法 （一）以业务流程为基础，按照业务活动的性质和特点，确定不相容岗位和职责。 根据业务活动的性质和特点，将不相容的岗位和职责进行合理的划分和隔离，以防止个人或少数人滥用权力，造成损失或违规行为。不相容岗位相互分离是内部控制的核心和基础，也是有效防范和控制风险的重要手段。 具体方法可以分为以下几种： 1、横向分离： 将同一业务流程中不相容的岗位和职责分配给不同的部门或人员，形成相互制约、相互监督的关系。例如，财务管理中的收款、出纳、记账、审核等岗位应该由不同的人员担任。 2、纵向分离： 将同一岗位或职责中不相容的环节或操作分配给不同的层级或人员，形成上下级监督、授权、审批的关系。例如，采购管理中的需求申请、采购计划、采购执行、验收入库等环节应该由不同的层级或人员负责。 3、功能分离： 将同一业务活动中不相容的功能或角色分配给不同的部门或人员，形成专业化、协调化、平衡化的关系。例如，项目管理中的项目策划、项目实施、项目监督、项目评价等功能应该由不同的部门或人员承担。 （二）以风险评估为导向，根据风险程度和影响范围，确定分离的程度和范围。 风险评估分离岗位和职责的具体方法，是指根据风险程度和影响范围，确定不相容岗位和职责的分离的程度和范围，以防止个人或少数人滥用权力，造成损失或违规行为。风险程度和影响范围可以从以下几个方面进行评估： 1、风险发生的可能性： 指某一风险在一定条件下发生的概率，可以根据历史数据、专家意见、统计分析等方法进行估计，一般分为高、中、低三个等级。 2、风险发生的后果： 指某一风险对单位的经济利益、声誉、法律责任等方面造成的损失或影响，可以根据财务数据、市场调查、法律规定等方法进行估计，一般分为重大、较大、一般三个等级。 3、风险发生的敏感性： 指某一风险对单位内外部环境变化的反应程度，可以根据政策变化、市场竞争、社会舆论等因素进行判断，一般分为敏感、中等、不敏感三个等级。 根据以上三个方面对风险进行综合评估，可以得出风险的总体等级，一般分为高风险、中风险、低风险三个等级。根据风险的总体等级，可以确定不相容岗位和职责的分离的程度和范围： （1）对于高风险的岗位和职责，应该实行严格的分离，即同一业务流程中不相容的岗位和职责应该由不同的部门或人员负责，并形成相互制约、相互监督的关系。例如，财务管理中的收款、出纳、记账、审核等岗位应该由不同的人员担任。 （2）对于中风险的岗位和职责，应该实行适度的分离，即同一岗位或职责中不相容的环节或操作应该由不同的层级或人员负责，并形成上下级监督、授权、审批的关系。例如，采购管理中的需求申请、采购计划、采购执行、验收入库等环节应该由不同的层级或人员负责。 （3）对于低风险的岗位和职责，可以实行灵活的分离，即同一业务活动中不相容的功能或角色可以由同一部门或人员承担，但要形成专业化、协调化、平衡化的关系，并接受其他部门或人员的监督。例如，项目管理中的项目策划、项目实施、项目监督、项目评价等功能可以由同一部门或人员承担。 （三）以制度规范为依据，明确各岗位和职责的权限、职能、责任和考核标准。 根据企业的内部控制目标、原则和要求，制定合理、完善、统一的内部控制制度，对各个部门或岗位的工作内容、工作权限、工作职责和工作考核进行明确的规定和指导。 以制度规范为依据，明确各岗位和职责的权限、职能、责任和考核标准的具体方法有以下几个步骤： 第一步，分析单位的内部控制现状，识别存在的风险和问题，确定需要改进或完善的方面。 第二步，确定内部控制目标，明确各个部门或岗位应该实现的预期效果，如保障资产安全、保证信息真实、提高经营效率等。 第三步，制定内部控制原则，确定各个部门或岗位应该遵循的基本规则，如权责分配、权责分离、监督检查等。 第四步，编制内部控制制度，具体规定各个部门或岗位的工作内容、工作权限、工作职责和工作考核等方面的要求和标准，并形成书面文件。 第五步，实施内部控制制度，通过培训、宣传、督促等方式，使各个部门或岗位的人员了解并遵守内部控制制度，并定期进行检查和评价。 （四）以监督检查为保障，建立有效的监督机制，定期对分离情况进行检查和评价。 通过内部和外部的监督手段，对行政事业单位内部控制业务工作职责分离的实施情况进行有效的监督和评价，以发现和纠正分离不到位、不合理或不规范的问题，提高内部控制的效果和效率。 以监督检查为保障，建立有效的监督机制，定期对分离情况进行检查和评价的具体方法有以下几种： （1）内部监督： 指行政事业单位内部各级管理者或专门机构对下属部门或人员的业务工作职责分离情况进行持续或定期的监督和检查，包括自我评估、上级检查、内部审计等方式。内部监督应该遵循客观公正、实事求是、及时反馈、持续改进等原则，及时发现和解决分离中存在的问题和风险，提高内部控制的有效性。 （2）外部监督： 指行政事业单位外部的上级主管部门、审计机关、社会中介机构或公众等对行政事业单位业务工作职责分离情况进行定期或不定期的监督和评价，包括外部审计、专项检查、社会评价等方式。外部监督应该遵循独立性、专业性、公开透明、问责追责等原则，客观评价和反馈分离效果和问题，促进行政事业单位改进内部控制。 二、行政事业单位不相容岗位情况 行政事业单位内部控制的业务领域是指六大业务：预算、收支、采购、资产、建设、合同。 1、预算管理 预算业务管理不相容岗位包含： （1）预算编制与审核； （2）预算审批与执行； （3）预算执行与分析； （4）决算编制与审核。 2、收支管理 收支业务管理不相容岗位包含： （1）收款与会计核算； （2）支出申请与审批； （3）支出审批与付款； （4）业务经办与会计核算。 3、采购管理 采购业务管理不相容岗位包含： （1）采购需求提出与审核； （2）采购方式确定与审核； （3）采购执行与验收； （4）采购验收与登记。 4、资产管理 资产管理不相容岗位包含： （1）货币资金保管、稽核与账目登记； （2）资产财务账与实物账； （3）资产保管与清查； （4）对外投资立项申报与审核。 5、建设项目管理 建设项目管理不相容岗位包含： （1）项目立项申请与审核； （2）概预算编制与审核； （3）项目实施与价款支付； （4）竣工决算与审计。 6、合同管理 合同管理不相容岗位包含： （1）合同拟订与审核； （2）合同文本订立与合同章管理； （3）合同订立与登记台账； （4）合同执行与监督。 综上，根据行政事业单位内部控制业务工作职责分离情况分析，结合行政事业单位不相容岗位情况，提出以下几点建议： 一是分析单位的业务流程，识别存在的不相容岗位和职责，按照内部控制规范进行合理的分离和隔离。 二是制定内部控制制度，明确各个部门或岗位的职责和权限，规范各个业务活动的操作流程和标准。 三是建立有效的监督机制，通过内部和外部的监督手段，对分离情况进行定期或不定期的检查和评价，发现和纠正分离不到位、不合理或不规范的问题。 四是持续改进内部控制，根据监督检查的结果和反馈，及时调整和完善分离措施，提高内部控制的效果和效率。
