出纳是会计工作中的一个重要的环节,在很多人看来这是再平常不过的一个岗位。但事实上“会计无小事”,要想把出纳这个工作做好,也不是件容易的事。作为出纳人员,必须对其工作任务有个全面的认识,了解出纳工作的特点,熟知出纳的纪律和原则,明确自身的工作任务和权限,只有具备了相应的业务素质和职业道德,才能成为一名优秀称职的专业出纳人员。
在实际工作中,由于种种原因,企业的出纳岗位风险日益突出,现归纳如下:
一、人员选择:
现状:一般认为出纳岗位业务简单,不需要很多的专业知识,诚实、心细一点的人即可胜任。
风险点:(1)由于出纳员专业技能较低,未能很好地按照有关规定和制度,办理本单位的现金收付、银行结算及有关账务,保管库存现金、有价证券、财务印章及有关票据等工作。而这些又直接关系到职工个人、单位乃至国家的经济利益。(2)工作出了差错,有时会造成不可挽回的损失。
对策:出纳岗位,它要求出纳人员要有全面精通的政策水平,熟练高超的业务技能,严谨的工作作风。所以在用人方面应从政策水平、业务技能、工作作风、安全意识、道德修养等方面加以考察。
二、报销制度
现状:企业未能形成真正有效的报销制度,有权审批人签字落实不到位,特别是家族式企业,出纳人员碍于情面,往往使报销制度形同虚设。甚至出现原始凭证无相关人员签字的情况。
风险点:(1)影响财务信息的真实性,产生大量的个人往来帐。(2)容易导致产权不清,股东纠纷。(3)极易发生经济犯罪。
对策:(1)建立报销制度,企业全体人员共同遵守。(2)出纳人员把好关,遵守财经纪律,切实维护企业利益。对企业的各种经济业务。特别是货币资金收付业务的合法性、合理性和有效性进行全过程的监督。
三、保险柜管理:
现状:(1)出纳人员保管的保险柜一般置放于财务室,输密码时未能有效回避他人视线,特别是保管印鉴或支票的会计人员。(2)保险柜说明书丢失,无法更改密码。(3)密码一成不变。(4)密码锁坏了,将保险柜改装成小挂锁。(5)密码记录在笔记本或小纸条上,与保险柜钥匙同放一处。(6)未指定专人单线移交。
风险点:容易造成密码泄露,增加他人拥有钥匙和密码的机会,加大经济犯罪隐患。
对策:(1)增强出纳人员的防范意识,切实做好保险柜密码的保密工作。(2)输密码时做好遮掩。(3)密码要经常更换。钥匙做到随身携带,不与密码条放在一处。(4)人员变动时钥匙、密码应单线移交(自始自终管钥匙的人不管密码,管密码的人不管钥匙),双方当面清点保险柜内实物,并做好交接记录,及时更换密码。
四、交接制度
现状:实物、账册保管人员变动时无交接记录或未能当面交接,缺乏监督机制。
风险点:容易产生实物、账册丢失现象;责任不清。
对策:(1)保管人日常应设登记簿登记各类实物、账册。(2)人员变动时交接双方应当面清点实物,与相关账册核对。核对不符的应及时查找、注明原因,做好交接记录。交接记录应环环相扣,不错不乱。对较重要的实物、账册交接(如人员变动),企业应指定专人监交。(3)所有交接记录视为会计档案,按《会计法》中规定的会计档案保管年限保管。
五、对账制度
现状:银企对账、出纳员与会计人员之间的对账、出纳员与相关人员资金往来的对账,一般只核对余额,不核对发生额,或者根本不对账。
风险点:(1)日积月累,发生差错不易查找,最终导致账务混乱。(2)容易发生业务入账不及时,贪污、挪用等违规现象。
对策:(1)日常对账,出纳人员每日做好现金日记账、银行存款日记账的记载工作,做到日清月结。经常与会计人员的现金、银行存款总账、分户账核对,还有表外科目的核对,做到账、实、款相符。(2)银企对账,每月根据银行对账单,逐笔勾对,查看是否存在漏记、串户等差错。核对不符时,及时查明原因,如属未达账项造成的,应编制“银行存款余额调节表”,如属于银行方差错,应及时与银行联系,进行差错更正。(3)与相关人员的资金往来核对应当面核实,并做好记录。(4)会计主管定期与不定期相结合对现金、银行存款、有价证券、重要物品进行清查,并做好记录。
六、网上银行管理
现状:(1)岗位级别设置不合理,对外转账金额权限过大,易发生差错。(2)密码未能及时更换。(3)输密码时未能有效回避他人视线,特别是拥有网上银行操作权的会计人员。
风险点:(1)岗位级别设置过低,不利于业务操作,级别设置过高,不利于监督,容易产生差错事故。(2)密码和U盾管理不到位,加大经济犯罪隐患。
对策:(1)密码与U盾的管理可参照保险柜的钥匙与密码的管理。(2)岗位级别设置应根据企业的业务特点,合理设置级别。(3)为防止转入户名、账号差错,可要求转入方提供书面的户名与账号,这样即可防止差错,又可避免发生差错时责任不清,产生不必要的纠纷。
七、真假币识别
现状:(1)出纳人员未能真正掌握真假币辨别方法。(2)误收假币时,企业规定可承担部份损失。
风险点:容易给贪小便宜的人钻空子,给企业造成损失。
对策:(1)配备验钞机,并能正确使用。请专业人员传授辨别真假币方法。(2)误收假币责任自负,以增强出纳人员的责任心。
八、银行预留印鉴及空白支票的保管
现状:未能真正实现分管,在人员请假或变动时,随意交由他人代管。
风险点:容易产生银行预留印鉴及空白支票一人保管,存在安全隐患。
对策:(1)可参照保险柜的钥匙与密码的管理。(2)设登记簿登记支票使用情况,建立支票领用人签收制度。
九、缴款、领款安全问题
现状:对领取、缴交大额现金单人前往办理。
风险点:目前社会治安较差,容易发生尾随抢夺事件。
对策:(1)对大宗交易,尽量使用转账结算方式,特别是使用网上银行办理业务。(2)发放职工工资可采用银行代发。(3)对确需领取、缴交大额现金的,企业应派人、派车护送,确保安全。