11.2 项目成本管理过程 11.2.1 过程概述 项目成本管理过程包括： ●规划成本管理：确定如何估算、预算、管理、监督和控制项目成本。 ●估算成本：对完成项目活动所需货币资源进行近似估算。 ●制定预算：汇总所有单个活动或工作包的估算成本，建立一个经批准的成本基准。 ●控制成本：监督项目状态，以更新项目成本和管理成本基准的变更。 在项目实际进展中，以上各过程会相互交叠和相互作用。表11-1概述了项目成本管理的各个过程。 11.3 规划成本管理 规划成本管理是确定如何估算、预算、管理、监督和控制项目成本的过程，本过程的主要作用是，在整个项目期间为如何管理项目成本提供指南和方向。规划成本管理过程的数据流向如图11-1所示。 应该在项目规划阶段的早期就对成本管理工作进行规划，建立各成本管理过程的基本框架，以确保各过程的有效性及各过程之间的协调性。成本管理计划是项目管理计划的组成部分，其 过程及所用工具与技术应记录在成本管理计划中。 成本管理计划是项目管理计划的组成部分，描述将如何规划、安排和控制项目成本。 成本管理过程及所用工具与技术应记录在成本管理计划中。在成本管理计划中一般需要规定： ●计量单位：需要规定每种资源的计量单位，例如用于测量时间的人时数、人天数或周数，用于计量数量的米、升、吨、千米、立方码，或者用货币表示的总价。 ●精确度：根据活动范围和项目规模，设定成本估算向上或向下取整的程度(例如995.59元取整为1000元)。 ●准确度：为活动成本估算规定一个可接受的区间(如±10%),其中可能包括一定数量的应急储备。 ●组织程序链接：工作分解结构为成本管理计划提供了框架，以便据此规范地开展成本估算、预算和控制，在项目成本核算中使用的WBS组成部分，称为控制账户(CA), 每 个控制账户都有唯一的编码或账号，直接与组织的会计制度关联。 ●控制临界值：需要规定偏差临界值，用于监督成本绩效，它是在需要采取某种措施前允许出现的最大差异，通常用偏离基准计划的百分数来表示。 ●绩效测量规则：需要规定用于绩效测量的挣值管理(EVM) 规则。例如，成本管理计 划应该：①定义WBS中用于绩效测量的控制账户；②确定拟用的EVM技术(如加权里 程碑法、固定公式法、完成百分比法等);③规定跟踪方法以及用于计算项目完工估算 (EAC) 的EVM公式，该公式计算出的结果可用于验证通过自下而上方法得出的完工估算。 ●报告格式：需要规定各种成本报告的格式和编制频率。 ● 其他细节：关于成本管理活动的其他细节包括：对战略筹资方案的说明；处理汇率波动的程序；记录项目成本的程序等。 11.4 估算成本 估算成本是对完成项目工作所需资源成本进行近似估算的过程。本过程的主要作用是确定项 目所需的资金。本过程应根据需要在整个项目期间定期开展。估算成本过程的数据流向如图11-2 所示。 成本估算是对完成活动所需资源的可能成本进行的量化评估，是在某特定时点根据已知信 息所做出的成本预测。在估算成本时，需要识别和分析可用于启动与完成项目的备选成本方案； 需要权衡备选成本方案并考虑风险，如比较自制成本与外购成本、购买成本与租赁成本及多种 资源共享方案，以优化项目成本。通常用某种货币单位进行成本估算，但有时也可采用其他计量单位，如人时数或人天数，以消除通货膨胀的影响，便于成本比较。 在项目过程中，应该随着更详细信息的呈现和假设条件的验证，对成本估算进行持续的审 查和优化。在项目生命周期中，项目估算的准确性亦将随着项目的进展而逐步提高。例如，在启动阶段可得出项目的粗略量级估算，其区间为-25%～+75%;之后，随着信息越来越详细， 确定性估算的区间可缩小至-5%～+10%。某些组织已经制定出相应的指南，规定何时进行优 化，以及每次优化所要达到的置信度或准确度。 进行成本估算，应该考虑针对项目收费的全部资源，一般包括人工、材料、设备、服务、 设施，以及一些特殊的成本种类，如通货膨胀补贴、融资成本或应急成本。成本估算可在活动 层级呈现，也可以通过汇总形式呈现。 成本估算的输出 1.成本估算 成本估算包括对完成项目工作可能需要的成本、应对已识别风险的应急储备。成本估算可以是汇总的或详细分列的。成本估算应覆盖项目所使用的全部资源，包括直接人工、材料、设备、服务、设施、信息技术以及一些特殊的成本种类，如融资成本(包括利息)、通货膨胀补贴、汇率或 成本应急储备。如果间接成本也包含在项目估算中，则可在活动层次或更高层次上计列间接成本。 2.估算依据 成本估算所需的支持信息的数量和种类因应用领域而异，不论其详细程度如何，支持性文件都应该清晰、完整地说明成本估算是如何得出的。成本估算的支持信息可包括：①关于估算依据的文件(如估算是如何编制的);②关于全部假设条件的文件；③关于各种已知制约因素的文件；④有关已识别的、在估算成本时应考虑的风险的文件；⑤对估算区间的说明(如“10000元±10%”就说明了预期成本的所在区间);⑥对最终估算的置信水平的说明等。 3.项 目文件(更新) 可在成本估算过程更新的项目文件主要包括： ●假设日志：成本估算过程中可能会做出新假设、识别新的制约因素，或者重新审查和修改已有假设条件或制约因素，假设日志应根据这些新信息做出相应更新。 ●经验教训登记册：有效和高效地估算成本的技术，需要更新在经验教训登记册中。 ●风险登记册：在估算成本过程中选择和商定风险应对措施时，可能需要更新风险登记册。 11.5 制定预算 制定预算是汇总所有单个活动或工作包的估算成本，建立一个经批准的成本基准的过程。 本过程的主要作用是，确定可以依据其来进行监督和控制项目绩效的成本基准。项目预算包括经批准用于执行项目的全部资金，而成本基准是经过批准且按时间段分配的项目预算，包括应急储备，但不包括管理储备。 输出 1.成本基准 成本基准是经过批准的、按时间段分配的项目预算，不包括任何管理储备，只有通过正式 的变更控制程序才能变更，用作与实际结果进行比较的依据，成本基准是不同进度活动经批准 的预算的总和。 项目预算和成本基准的各个组成部分，如图11-4所示。先汇总各项目活动的成本估算及其 应急储备，得到相关工作包的成本；然后汇总各工作包的成本估算及其应急储备，得到控制账户的成本；接着再汇总各控制账户的成本，得到成本基准；最后，在成本基准之上增加管理储备，得到项目预算。当出现有必要动用管理储备的变更时，则应该在获得变更控制过程的批准之后，把适量的管理储备移入成本基准中。 2.项目资金需求 根据成本基准，确定总资金需求和阶段性(如季度或年度)资金需求。成本基准中包括预计支出及预计债务。项目资金通常以增量的方式投入，并且可能是非均衡的，呈现出图11-4中 所示的阶梯状。如果有管理储备，则总资金需求等于成本基准加管理储备。在资金需求文件中，也可说明资金来源。 3.项目文件(更新) 可在制定预算过程更新的项目文件主要包括： ●成本估算：更新成本估算，以记录任何额外信息。 ●项目进度计划：项目进度计划可能记录了各项活动的估算成本。 ●风险登记册：记录在本过程中识别的新风险于风险登记册中，并通过风险管理过程 进行管理。 11.6控制成本 控制成本是监督项目状态，以更新项目成本和管理成本基准变更的过程。本过程的主要作 用是在整个项目期间保持对成本基准的维护。本过程需要在整个项目期间开展。控制成本过程的数据流向如图11-6所示。 要更新预算，就需要了解截至目前的实际成本。只有经过实施整体变更控制过程的批准， 才可以增加预算。只监督资金的支出，而不考虑由这些支出所完成的工作的价值，对项目没有 任何什么意义，最多只能算是跟踪资金流，因此在成本控制中，应重点分析项目资金支出与完 成的相应工作之间的关系，有效成本控制的关键在于管理经批准的成本基准。项目成本控制的目标包括：①对造成成本基准变更的因素施加影响；②确保所有变更请求都得到及时处理；③当 变更实际发生时，管理这些变更；④确保成本支出不超过批准的资金限额，既不超出按时段、 WBS 组件和活动分配的限额，也不超出项目总限额；⑤监督成本绩效，找出并分析与成本基准 间的偏差；⑥对照资金支出，监督工作绩效；⑦防止在成本或资源使用报告中出现未经批准的变更；⑧向干系人报告所有经批准的变更及其相关成本；⑨设法把预期的成本超支控制在可接受的范围内等。 输出 1.工作绩效信息 工作绩效信息包括有关项目工作实施情况的信息(对照成本基准),可以在工作包层级和控 制账户层级上评估已执行的工作和工作成本方面的偏差。对于使用挣值分析的项目，CV、CPI、 EAC、VAC和TCPI 将记录在工作绩效报告中。 2.成本预测 无论是计算得出的EAC值，还是自下而上估算的EAC值，都需要记录下来，并传达给干 系人。 3.变更请求 分析项目绩效后，可能会就成本基准和进度基准，或项目管理计划的其他组成部分提出变更请求。应该通过实施整体变更控制过程对变更请求进行审查和处理。 4.项目管理计划(更新) 项目管理计划的任何变更都以变更请求的形式提出，且通过组织的变更控制过程进行处理， 需要变更请求的项目管理计划组成部分包括： ●成本管理计划：该计划中需要更新的内容包括用于管理项目成本的控制临界值或所要求 的准确度。要根据干系人的反馈意见，对它们进行更新。 ●成本基准：在针对范围、资源或成本估算的变更获得批准后，需要对成本基准做出相应 的变更。在某些情况下，成本偏差可能太过严重，以至于需要修订成本基准，以便为绩 效测量提供现实可行的依据。 ●绩效测量基准：在针对范围、进度绩效或成本估算的变更获得批准后，需要对绩效测量 基准做出相应的变更。在某些情况下，绩效偏差可能太过严重，以至于需要提出变更请 求来修订绩效测量基准，以便为绩效测量提供现实可行的依据。 5.项目文件(更新) 可在控制成本过程更新的项目文件主要包括： ●假设日志：成本绩效可能表明需要重新修订有关资源生产率和其他影响成本绩效因素的假设条件。 ●估算依据：成本绩效可能表明需要重新审查初始估算依据。 ●成本估算：可能需要更新成本估算，以反映项目的实际成本效率。 ●经验教训登记册：有效维护预算、偏差分析、挣值分析、预测，以及应对成本偏差的纠 正措施的相关技术，应当更新在经验教训登记册中。 ●风险登记册：如果出现成本偏差，或成本可能达到临界值，则应更新风险登记册。
