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廖惠:物业企业财务管理存在的风险与建议

在物业企业发展中,一些物业企业领导通常只关注收缴率和满意度,在战略统筹时,经常会把财务部门划分为后勤保障部,财务部门在公司制定战略中没有发挥应有的作用。
物业管理作为现代化城市管理和房地产经营管理的重要组成部分,经过40多年发展,已成为国民经济新的经济增长点,成为保民生、保稳定、促就业的重要力量。而作为物业企业经营发展的重中之重,财务管理也一直是各企业关注的重点,但不可否认的是,仍有部分物业企业存在从业人员财务知识匮乏、经营手段落后、对财务管理不够重视等问题,导致物业财务管理源头薄弱,给物业企业经营发展带了一定的风险。下面,笔者结合自身对财务工作的认识,谈谈对防范物业企业财务风险的一点体会。
一、物业企业在财务管理中存在的风险
财务风险是企业在财务管理过程中必须面对的一个现实问题,如何采取有效措施来降低风险是企业管理者需要面对的问题。笔者认为,目前物业企业财务管理风险主要表现在财务基础数据的管控、会计核算体系与制度、财务监督与内部控制、税务风险与税务统筹等四个方面。
财务基础数据管控
很多物业企业因为早期管理权限不规范,收费系统落后,经营收入核算不够明细,几天甚至半个月、一个月的收费合计为一笔分录,更有甚者强制性手动调平收费金额与银行流水,导致历史数据不准确。一旦经办人员离职或者换岗,就严重影响到业务的连贯性和核算数据的准确性,需要查找历史数据或者分析时就会无能为力更无法催缴历史欠费。
财务核算体系与制度
目前很多物业企业都是房地产开发企业背景,长期受到房地产开发企业的影响,重视开发企业的需求多过自身发展需求,会计核算工作的建设不足,致使物业企业成本核算不能满足自身财务管理需要。一旦出现人工成本或物料价格上涨,物业企业就束手无策,一般就是采用裁员、降低员工工资、降低服务标准等方式应对。这样不仅会导致服务质量下降,还会带来物业费难以收回和物业项目丢失的恶性循环。
同时很多物业企业管理制度不健全,缺乏有效的控制和管理。一般表现为两种,一是企业制定了很多管理制度和条例,但没有落地执行,或者是制定年代久远,财务制度已经不能适用于企业的现状;另一种是管理过程中依照惯例执行,发现一个问题就解决一个问题,一直都处在“救火的状态”,或者是口头约定某些财务事项,并没有制定一套全面的财务管理制度防范问题的发生。
财务监督与内部控制
物业企业面对的多个项目,和项目上的众多业主,每个项目设有一个或多个收费点,日常工作中涉及很多现金的收支,比如物业费、装修押金、停车费收取等等,这些费用一般都是收费员或者业务员收取后交给财务部,财务部门往往因为收费员或者业务员隶属其他部门而缺乏监管力度,未能及时发现并防范这类资金风险,且一些物业企业领导通常只关注收缴率和满意度,在战略统筹时,经常会把财务部门划分为后勤保障部,财务部门在公司制定战略中没有发挥应有的作用。
税务风险与税务统筹
随着金税三期、金税四期的上线,不仅实现了对企业税务更全面的监控,还纳入了“非税”业务。同时搭建了各部委、人民银行以及银行等参与机构之间信息共享和核查的通道,实现企业相关人员手机号码、企业纳税状态、企业登记注册信息核查三大功能,后期企业的人员信息、纳税状况、登记信息等更多的数据将被税务局掌握,税务稽查将会更严、更精准、更全方位。而物业企业从业人员素质相对不高,对财务管理知识生疏,税法遵从度也相对较低,操作随意性强,比如一些物业企业对业主交物业费仅开具收据并未主动开具发票,税局通常是以票控税,这不仅不利于税局的税源监控,也为企业增加了税务风险。且物业管理涉及的面小而广,如绿化、保洁、垃圾清运等等,负责这些工作的业务人员很多纳税意识不够强,甚至有抵触情绪,在购买物资时无索取发票意识,导致物业公司存在无票报销或替票报销等税务问题。
二、应对物业企业财务管理风险的几点建议
防范财务管理风险,是每一家物业企业都需要重视的问题。笔者所在的花样年国际物业在财务工作中主要通过五个方面进行风险防范。
提高财务人员入职标准、提升管理者财务意识
财务或重要岗位人员入职前人力资源部会对其进行背景调查、专业测试+性格测试,并签署《廉洁责任书》和入职本地人员为其签署的《担保书》。
另日常注重对管理者财务管理和财务风险意识的灌输,提高其重视度,管理者对财务管理的重视程度会潜移默化影响企业的每个员工,只有企业上下都重视了,相关财务制度才能落地,才能得到贯彻执行,才能发挥其应有的作用。
夯实基础数据与完善财务核算体系
项目入伙前核查《物业备案合同》、《土地出让合同》、规划图、红线图等资料,确保收费数据真实性与完整性。
物业企业的特点决定了其涉及领域广,需建立适合物业企业的会计核算体系,丰富核算级次和核算项目。以物业项目为单位,以各费项为核算明细,大项设置三、四级明细、小项设置二级明细科目。这需要财务人员结合实际深入分析企业的经营特点,结合实际建立一套既对公司各项业务都能覆盖总括,又有侧重点,既能使用便捷又使财务数据具有横向对比性的核算体系,并尽量保证会计核算体系导出数据满足各项多样化分析需要。同时需细化各项操作指引,如《财务核算用户操作手册》《科目明细表解析》《物业会计核算指引》等,保证核算信息的准确性、科学性、实用性,更好地为物业企业决策服务。
科技赋能推动财务工作创新升级
通过互联网等科技手段助力财务管理,一方面,可以推进全面使用收费软件收费,保证公司应收未收账款清晰,并督促业务部门及时催费。另一方面,可以开拓物业收费新模式,加强与银行合作,推行微信、支付宝收费,减少现金收费;也可以线上智能收费,通过短信链接推送或者微信小程序直接连接业主的收费账户,业主点击即可自动产生缴费页面,缴费后根据业主需要生成电子收据、发票。同时收费软件与财务软件对接,实现数据自动提取,减少人工重复性劳动。
加强财务监督
财务监督是所有企业内部控制的重要手段,故物业企业需要建立一套完善的财务监督体系。构建体系的原则应包括:不相容岗位分离、重要岗位定期轮岗制度等。如:核算会计与出纳岗相分离,核算会计3年轮岗一次,收费岗1年轮岗一次。
按照监督的主体不同,财务监督可分为内部监督和外部监督两种。内部监督主要是财务部门抽调精干人员对项目的收费管理、票据管理、资金资产使用检查,发现问题及时纠正,提升财务基础信息质量;外部监督是指依靠税务部门、会计师事务所等组织对企业年度报告审计,企业活动的合法、合规、有效性进行监督。按照监督的范围不同,可分为全面监督和专题监督,如每月进行专项项目检查、每季度或半年度进行全面项目检查。
物业企业可以结合自己企业的实际情况,制定一套有效的财务监督体系,充分发挥好财务监督作用。
组织财务人员学习、宣传新的税务政策
近年来,国家相继出台了多项税收优惠政策,也加强了税收监管力度。企业财务人员要与时俱进,掌握和利用好各项税收优惠政策。如:安置退役军人、应届毕业生、西部大开发等。同时也要规避税务风险,杜绝员工无票、替票报销,并按实际进行税务申报。同时,还要向企业管理者和其他部门宣传新的税务政策,说明逃税漏税、虚开发票等的严重性,以及税务统筹的重要性,以达到从业务源头进行税务规范和税务统筹。
随着物业企业覆盖范围进一步扩大,以及更多资本的注入,物业行业市场竞争日益激烈,真实可靠的财务信息能为公司的发展与壮大保驾护航,为满足物业企业的长远发展,物业企业的财务管理需要更多的思考和创新。

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