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信息化时代,行政事业单位出纳岗位风险防控不容忽视!

出纳的主要工作是办理银行结算和现金收支业务,保管财务印章、票据以及库存现金等,因要与资金直接打交道,而成为财务部门最敏感的岗位。

随着会计信息化应用,网银与公务卡、个人银行卡等的普遍使用,出纳业务大幅减少,现金盘点、银行余额调节、未达账项、高风险的票据业务等一去不复返,出纳甚至不用跑银行了。但无论如何变化,作为原始凭证的收集者、会计信息的汇总者、单位决策信息的提供者,出纳工作资金结算的内核不会变,对出纳工作严格内控监管的要求不会变,其承担的反映、监督职能也不会变。从内控角度看,出纳既是财务风险控制的最后审核人,也是弥补内控缺憾的最终环节,出纳岗位风险防控不容忽视,应引起行政事业单位单位高度重视。

信息化为出纳工作带来新变化
在会计信息化背景下,会计职能由核算型向管理型转变,对出纳岗位的专业性要求也随之提高。新时代要求出纳人员不仅要掌握会计法律制度,熟练运用各种财务软件和办公软件,对资金运行进行事前、事中、事后全过程的监控,还要结合本单位业务工作,提出在会计信息化下的内控管理措施,参与单位决策,合理制定单位预算,编制部门年度决算,提升单位财务管理水平。现阶段,大多出纳人员受传统思维影响,习惯于按部就班完成工作,缺乏创新意识,没有形成自觉学习的习惯,缺乏更新知识、积极转型的紧迫性。
在国库集中支付制度下,部分行政事业单位领导简单地认为资金进入了国库集中支付就如同资金进了保险箱,网络风险控制意识淡薄,财务监管机制不健全。这些单位把国库集中支付系统等同于单位的内部控制,没有建立会计信息化下的内控授权审批机制,对会计信息化下的会计岗位没有明确职责和合理分工,依然使用传统的会计控制方式进行单位内部会计控制,重视纸质凭证审核,忽视计算机操作业务风险点控制和网络风险防范。在部分人员编制较少的单位,出纳人员身兼数职,忽略了不相容岗位相分离的原则。部分单位出纳职责不清,对现金、印章、空白支票、空白收据、有价证券等缺乏保管。有些单位会计代替领导履行国库集中支付系统资金审核审批职责,从资金申请到资金支付全程在国库集中支付系统操作,出纳被“架空”。内控未与信息化紧密结合,不仅不利于岗位的互相制约、互相监督,也极易造成财务监管漏洞,形成财务风险,导致违法行为发生。
内部审计和监督检查是确保会计岗位合理分工、明确职责、相互牵制,正常履职、防止舞弊的重要手段。尤其是在信息化背景下,支付信息化的普及和电子数据修改的无痕性特点,使得内部舞弊案件更具隐蔽性,不易察觉。而现阶段,单位内部监督和审计机制尚不完善,不能完全适应信息化条件下的会计监管工作要求,对出纳监督检查力度因其业务的大幅减少而弱化。这就导致一些单位隐性的问题无法及时发现,甚至出现白条抵库、私设小金库等现象,不利于资金的监管。
从国库集中支付制度对单位现金支出的规定来看,单位使用现金必须接受国库支付的审核和监督,以监控资金流向。在实践中,国库支付部门对单位的授权支付、直接支付可以通过国库集中支付系统实时预警监督,而对于单位现金支出,虽采用了公务卡和现金支出确认单等制度降低现金支出,但难以有效控制现金支出的实际流向,使单位出纳在现金使用上随意性较大。出于单位利益的考量,部分单位出纳大额提现现象普遍,存在现金支出通过零余额账户打到出纳个人账户规避现金监管等现象。此外,财政、审计部门在审计检查时也缺乏针对单位内控的专项审计,往往忽略出纳岗位的内部控制检查,形成监管死角,不利于资金的安全使用。

做好出纳工作风险防范
行政事业单位出纳岗位是一项政策性、时效性较强的管理工作。作为资金支出重要关口,出纳人员应积极转变传统思维,注重知识更新,不断提高自身素质,以具备良好职业道德和业务素质,努力创新,积极转型以适应新时代会计信息化要求。单位除了给予出纳必要的工作支持外,还应通过加强教育培训,让出纳参与单位业务管理等措施,使他们跳出财务看财务,站在全局角度为单位出谋划策,实现业务与财务工作的有机结合,推动财务从核算型向管理型转变。
同时,行政事业单位应重视国库集中支付制度下会计信息化的系统组织控制,建立与单位职能配置相适应的内部控制并予以有效实施,确保向社会公众提供合格的公共服务。比如,通过完善内部授权审批制度,明确权责分配,规范业务运行程序,强化风险管理、实现分权制衡、流程制约、风险管理、信息化运行;通过完善岗位职责分配,人员合理分工,明确职责,健全岗位责任制,制定相应的组织和管理控制制度等措施,建立适应国库集中支付流程的会计信息化内部控制系统,覆盖单位国库集中支付流程中各个环节,确保各环节分工协作、相互牵制,杜绝会计出纳相互代办业务,违规非法操作现象,形成全面完整的会计信息化内部控制系统;针对出纳岗位特点定期不定期进行绩效考核,建立问责、激励机制,依据绩效考核进行奖惩,以增强岗位人员责任感,调动工作积极性。
此外,行政事业单位要建立适应信息化要求的单位内部财务内部监控、监督体系。以强化出纳岗位资金支付管控,加强零余额账户额度管理,提高财政直接支付比例,提高公务卡使用率,减少现金使用,提升内控管理水平。单位内部审计要按照规定定期检查检查账务记载情况,强化对出纳岗位资金使用控制,查找存在漏洞,及时防控风险,确保单位出纳工作与其他会计岗位分工明确、职责明晰、相互牵制、相互监督、规范运行。
财政部门还应强化对单位现金支出的控制,积极探索信息化形势下与国库集中支付相适应的现金支出流向管控措施,以促使单位出纳加强现金支出管理,杜绝大额套取现金等违法现象。同时,应配合审计部门强化对单位内控建设的监督检查力度,加大对资金违规行为的惩处力度,促使单位不断改进内控,实现内控与信息化的有机结合,确保出纳岗位内控有效,确保资金安全。

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