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审计方案的编制方法

 一、编制审计方案的目的和作用

审计方案的编制是计划审计工作的一项重要内容和技术,它是将审计过程中计划阶段和检查阶段的工作有机地、紧密地联系起来的一座桥梁。简单地说,审计方案就是指导审计工作有效地进行的一套书面指令,是在对被审计单位的基本情况有了初步了解和调查的基础上,对现场审计工作进行具体部署所形成的一个正式的书面文件;是为帮助内部审计人员,在错综复杂的组织体系和浩如烟海的记录文件中,寻找和收集充分可靠的与一个或多个审计目标相关的审计证据而确定的对涉及审计范围、审计目标和审计步骤等一系列事项的综合描述。

对内部审计人员来说,审计方案就象航海员手中的航海图、驾驶员面前的交通图一样意义重大。一份良好的审计方案应该象一张清晰明确的道路图,标明了审计的工作方向和步骤,为内部审计人员有效地进行现场检查和评价活动提供行动指南;同时,它又应该成为内部审计人员在现场审计过程中实现自我控制的一种手段,保证以效率和效果的方式在规定的时间和费用预算范围内达到审计目标,完成审计任务。《内部审计专业实务标准》要求内部审计人员在制订审计计划的过程中编制审计方案。正式的书面审计方案具有以下方面的目的和作用。

(一)编制审计方案的目的

1.  指导内部审计人员实地收集与审计目标相关的、充分的、可靠的、有效的审计证据,保证所有的审计步骤和方法都能够被实施和使用,减少遗忘重要审计步骤的风险,降低未能揭示实际存在重大问题的可能性。

2.督促审计监督员与其他内部审计人员认真讨论准备工作过程中所掌握的信息,确定审计目标和重点审计范围,写出详细、具体的审计步骤,下达准确的指令,以指导审计人员,尤其是那些经验不多需要较多帮助的审计人员的工作。

3.为组织和编制审计工作底稿、保存原始的工作记录提供符合逻辑的结构。

4.为完成的每一部分工作提供保存责任记录(日期、批准人、检查人)的便利手段。

5.为审计报告的撰写提供符合逻辑的结构和内容。一般而言,一份完整的审计报告应该包括审计目标、审计范围、调查结果、审计结论和建议等方面的内容。在这方面,审计方案能够提供一般性指导。

(二)编制审计方案的作用

1.审计方案是督促现场审计按指令进行,掌握工作进展情况的一种工具。通过审计方案,审计监督员可以全面把握审计工作的整体部署,包括时间预算和人员安排。完成规定工作内容的一般审计人员也可凭借审计方案来衡量其工作进程和质量,知道已经完成的和尚需集中精力完成的有哪些工作内容,使其在整个现场审计过程中实现自我控制和自我指导。

2.审计方案为调整年度审计计划或初步的时间预算,具体分配审计人员提供了较可靠的依据。审计方案的确定进一步明确了审计目标、审计重点范围和审计步骤,从而对完成方案中规定的每一部分工作内容所需要的时间和知识技能的估计较为准确。据此,就能有针对性地分配审计人员,并对完成现场审计和撰写审计报告的日程作出具体安排,统筹安排有关事宜。

3.审计方案是对现场审计工作进行监督和检查的依据。通过将实际工作与审计方案进行比较,就可以分析发现哪些工作内容尚未完成或完成得不够理想.需要在剩余的时间里及时予以补救和改进,监督审计人员圆满完成委派的工作任务。

4.审计方案是提高审计工作效率和效果的必要措施。实施良好的.审计方案可以使内部审计人员从被审单位复杂系统的信息迷宫里摆脱出来,避免在大量枝节问题上纠缠不清,而将时间和精力集中于风险较大或可能存在重大问题的领域,强化对之检查和评价的深度和力度;由此,内部审计人员可以减少不必要的审计瞬间,降低审计费用并保证工作质量符合质量控制的要求,以更经济有效的方式实现审计目标,完成审计任务,达到审计目的。

二、编制审计方案的准备工作

从某种意义讲,计划阶段的最后一项工作就是编制正式的审计方案。编制审计方案就是要将已经确定的审计目标、审计范围和准备执行的具体审计步骤和方法形成书面文件。一份卓有成效的审计方案绝不是内部审计人员独自在封闭的办公室里空想出来的,而是在对被审单位的基本情况有了初步了解,完成了必要的准备工作之后,依据对被审计活动的风险评估结果而精心设计而成的。它是一个对计划阶段的工作成果进行符合逻辑的分析判断和总结的结果。在编制审计方案之前,内部审计人员应该努力完成一些必要的准备工作,其主要目的是熟悉和掌握被审计单位的基本情况,取得对被审计活动的充分理解,为编制审计方案提供足够的信息和根据。这些与编制审计方案相关的必要准备工作包括两个部分:一是在审计人员办公室完成的初步准备工作;二是在被审计单位所在地进行的现场调查工作。

(一)在审计人员办公室完成的初步准备工作

编制审计方案的初步准备工作极为广泛,可以说,在进驻被审计单位以前为完成某项审计任务所进行的一切相关工作都属于初步准备工作的范围。系统的初步准备工作被喻为是圆满完成项目审计任务,达到审计目的的基础,其目标主要是了解和熟悉有关被审计单位的背景信息。在初步准备过程中,内部审计人员应该拟订初步的审计计划,查阅有关背景资料和文献,从档案资料中了解被审计单位的过去、现状和未来的发展方向,并设计供现场调查所用的问题调查表,其主要工作集中在以下几个方面:

1. 拟订初步审计计划

初步审计计划应该根据企业管理当局或董事会审计委员会批准的年度审计计划并结合他们的一些特殊要求来确定。一般来说,在制定初步审计计划之前,由于对被审计单位,尤其是那些过去未曾审计过的单位的基本情况不甚了解或没有了解,因此,初步审计计划只能是一个项目计划大纲,只能在总体上对所需的时间和人力资源作出估计,对审计目标和审计范围也只能提出大致的要求和说明。但是,这个计划大纲是对整个审计过程实行有效控制的一种手段,它不仅能够向被审计单位和审计人员提供有关该次审计活动的目标和范围以及审计目的的宏观认识,有助于被审单位配合审计工作;还能够为有效地、充分地完成其他审计准备工作(例如,组建审计队伍,决定是否需要、如何与外部审计协作等)提供合理的安排和保证。

2.查阅有关被审计单位的档案资料

通常,内部审计部门都建立了一个贮存各种与内部审计活动有关信息资料的档案室。这种档案室应该收集整理并妥善保管有关组织各方面的重要信息,包括每个子公司、分公司、分支机构或部门的各类有助于内部审计人员熟悉被审单位与审计相关的基本情况。这些资料是内部审计人员在现场调查,乃至现场审计过程中不可缺少的信息来源。《内部审计专业实务标准》要求,内部审计人员应该在审计活动中收集有关被审计单位背景情况方面的信息,并进一步指出这些信息是制订审计计划所不可缺少的。在准备工作中,内部审计人员应该查阅那些有助于理解和把握被审计单位的目标、资源拥有和分布状况、控制系统和实际或潜在风险等方面的背景资料。下面是应该存入档案室,并在初步准备工作中应予查阅的有关资料:

(1)说明组织的方针、政策的书面文件;

(2)说明职责和权限的书面文件;

(3)组织机构图和部门机构图;

(4)重要岗位及其工作标准的说明文件;

(5)目标管理和经营责任制的说明文件;

(6)系统流程图或系统文字说明文件;

(7)标准操作规程;

(8)各种类型的重要业绩报告;

(9)内部控制系统的作业流程;

(10)所选用的会计政策和原则;

(11)预算和实际执行结果的差异报告以及管理部门对此所作的解释和说明;

(12)会计核算体系的书面说明文件;

(13)所有企业管理当局关心事项的备忘录;

(14)以前,尤其是上一次审计报告、工作底稿和被审单位对审计报告的答复,以及对重要问题后续审计的报告。

在具体的审计工作中,内部审计人员可以根据不同的审计类型所需要的信息来确定应该查阅哪些方面的档案资料,获取所需要的背景信息。例如,对财务审计来说,就未必一定要查阅有关工艺流程和生产管理方面的资料;对经营审计来说,掌握有关会计岗位设置和核算体系方面的信息就显得不那么重要了。一个富有经验的内部审计人员能够根据不同的审计目标选择相关的资料,而不是上述的全部资料。

3.查阅有关审计文献

在整个审计过程中,尤其是检查阶段,内部审计人员随时都可能通过参考一些审计文献,来取得已经遇到的或现场审计中可能遇到的问题的帮助和指导。通常,在初步准备工作中,内部审计人员可能还没有遇到亟需解决的实际问题,查阅审计文献的方向或针对性不够明确,再加上严格的时间控制,使得这项工作得不到重视,甚至被忽略。事实上,有选择地阅读有关审计文献,对拟订初步审计计划,掌握适当的审计技术和方法,提高审计工作的效率和效果都有颇多的好处。例如,检查和评价内部控制是内部审计工作的一项主要任务,几乎所有的审计项目都涉及到内部控制的评审,因此,许多文章对如何研究和评价内部控制系统的适当性和有效性进行了详尽的讨论,提出了许多新观点和新方法;怎样对合资企业、工程项目、电子数据处理和管理职能进行审计,是近年来审计杂志、刊物讨论的主题;另外,有些文章还对如何编制流程图、设计问题调查表、运用统计抽样和数学模型等审计技术进行了较深入的探讨和阐述。这些审计文献所蕴含的知识和信息能够为有效地进行现场调查、现场审计乃至完成审计报告的工作提供科学的审计技术和方法,其中有些文章是审计工作的经验总结,它能够提醒内部审计人员关心那些由其他审计人员发现的问题和在实现组织目标的过程中实际存在的或潜在的风险领域,并告诉审计人员应该“查什么、怎样查”。因此,在初步准备过程中,查阅有关审计文献是必要的,应该引起内部审计人员的高度重视,它能够提供有成效的审计技术和方法。

一般来说,内部审计部门应该有一个专业图书室,收集和保存有关审计理论和实务、内部控制、管理和会计等方面的书籍,同时,还应该配备有关审计学方面的期刊杂志,以及执业会计师协会、内部审计师协会等职业团体颁布的各类研究报告及其解释和说明的公告、专题文章等方面的文献资料。这些文献资料是内部审计人员开阔思路、启迪智慧的信息源泉。

4.设计问题调查表

问题调查表是帮助内部审计人员熟悉被审计单位的基本情况的一种极为有效的工具。控制问卷是问题调查表的一种具体形式,但两者设计思想和方法基本相同,都采用“是”与“否”的逻辑选择来反映调查的结果。内部审计人员应该在办公室设计好问题调查表,以供现场调查使用,这有助于减少在被审计单位的工作时间,降低审计费用,提高现场工作的效率。问题调查表应该根据总的审计目标、被审计单位的基本情况,并参照审计文献中其他一些典型的问题表来编制,使之既规范、又有针对性,能够反映审计的目的和应予关心的重要方面。一般而言问题调查表的调查方面和范围应该覆盖与被审计活动相关的所有重要方面,其总的调查方面和范围大致包括:

(1)组织的方针政策、政府的法律条例和行业标准的遵循情况;

(2)被审计单位哪些活动是最重要的、最难以处理的,为什么;

(3)各种业绩标准是如何确定的,上一次业绩评估的结果怎样;

(4)内部控制系统(包括管理控制和内部会计控制)是否适当和有效,关键性控制环节和措施有哪些;

(5)工作的重心是什么,是如何确定工作重点的;

(6)经营方面近年来是否有重大的改变,哪些方面有变化,有什么影响;

(7)选择的会计政策和原则是什么,近年来有无重大改变,有什么影响;

(8)会计核算体系怎样、是怎样形成的;

(9)资源的使用是否经济有效;

(10)职员是如何接受培训的,效果怎样;

(11)人员的流动情况怎样,是否存在不良的流动趋势,为什么;

(12)业务信息和会计信息是否真实、可靠;

(13)被审计单位与组织内部哪些单位发生联系,联系的方式和渠道是什么;

(14)被审计单位对本次审计持何态度和看法等。

在具体工作中,内部审计人员应该根据具体的审计目标有选择地利用上述所列方面的调查内容设计出更为具体的有针对性的问题调查表。设计问题调查表的目的是为了帮助内部审计人员有效地进行现场调查工作,为确定审计范围及其重点、编制审计方案提供适当的信息。值得指出的是,内部审计人员在办公室编制的问题调查表的针对性与被审计单位的实际情况可能存在某些差异,尤其是那些通用式的标准问题调查表,其存在差异可能更明显,这就要求内部审计人员在现场调查或实际使用中根据具体情况作必要的修改补充,使之适合特定的审计环境,否则,千篇一律地加以使用,则可能遗漏某些重要事项,达不到预期的效果。另外,内部审计人员不能过分信赖调查表上简单的选择结果,因为无论是由内部审计人员还是被审计人员填列,其结果不可能完全准确地反映实际状况,甚至可能存在与实际相悖的信息。因此,内部审计人员在利用问题调查表时,必须保持谨慎的态度,万不可盲目地信赖其结果。

(二)在被审计单位所在地进行的现场调查工作

现场调查是在被审计单位所在地进行的与确定审计目标、范围和步骤、编制审计方案直接相关的一项重要工作内容。现场调查是为了获取对被审计单位情况更为直接的、进一步的认识,其目标仍在于熟悉情况。但是,这种熟悉和了解情况的方式不同于一般的、走马观灯式的调查了解,它必须能够为编制合理有效的审计方案提供详尽可靠的信息依据。因此,现场调查应该有计划有系统地进行。为此,内部审计人员不仅要与被审计单位有关人员进行深入细致的讨论,并随时提出一些问题,还必须深入作业现场进行实地观察,分析重要的档案资料;不仅要了解作业过程和关键的控制措施,还必须理解和掌握其真实的目的和效果,识别实际或潜在的风险领域以及可能存在的重大问题;同时,还应该对组织体系、职员背景、管理模式和风格有较深入的了解。否则,内部审计人员就难以确定审计的重点,在大量繁杂的业务活动中迷失方向而理不清审计目标,也就不可能制定为现场审计工作提供指南的切实可行的审计方案。在整个审计过程中,现场调查工作有着极其重要的意义,它是保证现场审计工作卓有成效的基础。现场调查主要包括以下工作:

1.与被审计单位相关人员的会晤

内部审计人员进驻被审计单位后的第一项工作,就是要召开一次与被审计单位相关人员的初次见面会议。所谓“相关人员”,不仅是指被审计单位的经理或各级管理部门的负责人,更重要的应包括与被审计活动直接相关的业务主管人员,甚至具体工作人员。

在这个会议上,内部审计人员应该向与会者,尤其是那些以后要对报告作出答复的管理人员说明来意,阐明审计的目标、大致工作范围、时间安排、要求提供的资料和帮助,以及其他为完成审计任务所作的具体安排和要求。内部审计人员应该了解管理人员所关心的问题,对实际工作中存在问题的看法、以及对本次审计工作所持的态度和要求审计人员提供的帮助;同时,还应该就有关经营目标、计划管理、内部控制、财务会计、生产技术、经营方针等方面的问题广泛地交流意见。在现场调查过程中,内部审计人员所要求收集的大部分资料和信息都来源于管理部门的管理人员,因此必须围绕调查表中有关重要问题进行较为详尽的讨论,主要听取他们对有关方面的情况所发表的意见和看法。通过交谈,内部审计人员可以更进一步了解有关计划和控制系统、业绩标准的制订和修订、经营管理状况和财务会计等方面的情况,以及管理人员已经意识到的问题。

初次见面会议是一次非常重要的、必不可少的会议。它是内部审计人员取得对被审计单位宏观认识的一次机会,也是建立合作关系的基础。在会晤交谈中;内部审计人员应该明智地提出一些具体的敏感问题,显示其专业素质能力和职业风格,同时又必须保持谦虚、勤奋、踏实的作风,显示客观公正的执业姿态,免除被审计人员可能存在的抵触情绪,争取他们对审计工作的支持和帮助。可以说,内部审计人员在初次见面中所表现的态度和作风是能否取得被审计单位人员配合的一个重要因素。

2.查阅有关文件

文件是贮存和传递信息的一种方式,每个被审计单位都会有大量的、名目繁多的文件。在初步准备工作中,内部审计人员就应该知道将要审计的单位有些什么文件,需要查阅哪些文件,并提出索取所需文件的具体要求。要查阅所有的文件是不可能的,也是没有必要的。通常,内部审计人员将时间和精力集中于查阅与被审计活动相关的重要文件上。这些文件包括上级管理部门下达的计划、预算和经营目标;目标管理方案;质量控制和业绩报告;程序流程图;操作规程;重要岗位说明;会计原则和政策;核算体系;各项业绩标准;与企业内部和外部往来的重要文件等。

阅读被审计单位近期的文件记录可以使内部审计人员迅速了 解这个单位目前的状况和潜在的发展趋势,弥补审计人员在办公室里所掌握情况的不足之处。一些分析性报告通常反映丁本期某些活动的进展情况和存在的问题;有些文件记录了被审计单位在生产经营管理和财务会计等方面存在重大变化,这些变化可能给组织造成了积极的或消极的影响。这些文件所反映的情况可以为确定审计重点提供参考,提醒内部审计人员在以后的工作中给予必要的关注,并证实和分析所反映的问题。

3.实地观察

对被审计单位的生产经营过程、各类工作的业务处理过程或作业现场进行实地观察是现场调查工作一个极其重要的组成部分,它能够使内部审计人员直接感觉和认识被审计单位的基本情况,深入理解和把握各类活动实际的目的和效果,为确定审计范围、编制审计方案收集真实可靠的信息。

和查阅文件一样,要对所有的现场和活动过程进行实地观察是不可能的,也是不必要的。实地观察的工作内容应该根据项目审计目的来确定,并反映问题调查表所关心的重要方面。一般来说,实地观察应该覆盖与被审计活动相关的所有重要方面,包括资产的保护、设备和资源的利用、财务会计和生产经营过程等方面的内容。具体地讲,内部审计人员在实地观察中应该关心以下方面的问题:

(1)活动是否遵守了公司的方针、政策、法律、条例,以及各种应予遵守的程序和标准;

(2)资源财产的安全和完整方面的保护和控制情况;

(3)控制措施的运用及其效果;

(4)现场工作状况及其质量;

(5)资源的筹集和使用情况;

(6)会计信息和业务信息的处理情况及其准确程度;

(7)生产现场的秩序和纪律等。

实地观察是侧重于经营管理方面的审计不可缺少的内容,它能够使内部审计人员更准确、更直接地了解被审计单位是如何为实现生产经营目标而工作的,证实被审计人员所声称的各种情况是否与现场实际相符。实地观察应该是一项认真细致的工作,绝不能象走马观灯那样轻松愉快,随随便便。在实地观察过程中,内部审计人员既要注意“看”,也要认真“听”,还应该适当地运用分析判断以挖掘那些曾未被考虑而又需要进行观察的事物,时刻注意那些不正常、不经济、低效率或任何可能存在问题的迹象。这些迹象可能以工作流程不顺畅、场地脏乱、设备安置和保养不恰当、资产保管地不安全、装置泄漏点不正常、业务衔接不够等形式表现出来,也可能表现在指挥不当、职员对管理人员有不满或抵触情绪,工作态度不严谨,作风散漫等方面。富有经验的内部审计人员熟悉管理原则和方法,通晓企业的各种工作标准和要求,只要稍加注意就能发现类似低效率,不经济或不正常的现象。通常,实地观察必须由熟知情况的管理人员陪同进行,内部审计人员应该随时提出—些具体的问题以求得现场解答,尤其对观察中发现的不正常或存在疑虑的现象,应该寻问其原因直到得到满意的回答为止。同时,适当地听取现场作业人员就目前情况和存在问题进行的介绍和解释,并对之进行比较分析,这有助于内部审计人员从不同人员对同一事物所作的不同解释中去揭示可能存在的重大问题或需要深入调查的潜在风险区域。

在利用实地观察所收集的信息和结果时,内部审计人员应该保持谨慎的态度。一方面,实地观察中所观察到的一切情况都可能是随机事件,并不能完全代表正常条件下的一般现象。这要求在今后的工作中进一步证实,例如,审计人员在现场既没有看到工作停顿,也没有发现工作积压,场地也很干净整齐,展现在他们面前的是一条畅通无阻的生产流水线,但是在生产管理部门或生产车间有关产品产量的统计资料中,却发现每个月的产品产量起伏很大,甚至出现产量为零的记录。这就表明,因为停工可能没有完成生产计划,眼前畅通运行的生产线是一种假象。另一方面,由于某些客观原因(例如,被检查人员把审计人员看作是“拿着别人的脑袋去邀功请赏”的对手),内部审计人员所听到的介绍和解释可能不是真实情况的反映,甚至可能与真实情况相背离。于是,内部审计人员既不能过于信赖被审计单位有关人员提供的信息,也不能被现场观察到良好状况的假象所迷惑。当然,也不能因为观察到了低效率、不经济、不正常的现象就轻易得出一般性的总结结论。在实地观察和利用其结果时,内部审计人员必须牢记:参观中所观察到的一切情况并不一定反映了正常条件下的一般情况,都需要得到进一步的证实。在实地观察过程中或之后,内部审计人员应该完成修改和填列问题调查表的工作,根据情况需要编制规范的流程图,取得对被审计活动重要过程及其意义和目的的理解,收集那些证实或否定实地观察中发现可能存在问题的资料,并对所获取的各种信息进行归纳总结,形成书面记录,为确定审计范围和审计步骤提供参考依据。

4.进行简单的审计测试

在完成上述工作、掌握了一定情况的基础上,内部审计人员可以结合内部控制评审和风险评估对各类被审计业务或关键性活动的操作处理过程进行一些简单的审计测试,作为现场调查工作的一部分内容。这种测试的目的仍在于熟悉被审计单位的情况,尤其是重要的经营活动和操作过程,以确定控制的薄弱环节或高风险领域。简单审计测试与现场审计中进行的以取得支持审计结论的证据为目的抽样检查不同。这种测试涉及面小,一般只需抽取一个样本就能够满足内部审计人员理解某项具体业务或活动的操作过程是如何被完成的要求。因此,简单测试也称之为“审计探查”。但是,这种审计探查是确定审计重点范围、审计步骤必不可少的,是富有成效审计工作的重要步骤。它既可以用来检验内部审计人员对工作流程、控制系统和关键活动的理解是否正确,也可以用来判定既定的控制措施、工作程序和作业标准等是否一贯有效地贯彻执行并达到了预期的效果。简单的审计测试一般依照一个记录或者一项活动从开始到结束的顺序过程进行,这种测试称之为顺序测试。内部审计人员通过抽取一项记录或活动,按照其信息传递和处理过程进行顺序测试,就可以测定该项记录或活动是如何自始至终被处理完成的,完成这个过程需要哪些审批程序和处理环节,其控制状况如何,每个控制点对该过程的控制是否达到了预期的效果,等等。在测试过程中,内部审计人员通过对加工处理过程的认真观察,随时向作业人员提出一些具体问题,那么有关加工处理过程的操作方法和活动本身的情况,以及控制的效果也就很容易被理解和认识了。简单的审计测试是最有利于提高审计工作效率的一项工作。它可以通过少量的抽样测试来帮助内部审计人员理解经营过程和各种信息传递过程的各种复杂因素,发现那些妨碍经营活动和信息传递顺利进行且富有成效的环节,揭露不经济、低效率的资源使用情况,还能够揭示部分与规章制度相违背的操作和处理过程,从而识别控制缺陷和高风险领域,为确定重点审计范围和审计步骤,编制有针对性的审计方案提供极有价值的参考信息和依据。

简单的审计测试只要运用恰当,将会使审计工作更富有效率和效果。在选择测试样本时,内部审计人员应该具有敏锐的洞察力,并能够恰当地运用审计经验和分析判断技巧以保证随机选择的样本具有代表性,能够反映同类事项的共同特征。关键性业务活动的测试样本数量适当,能够为确定是否给予重点审计提供较准确可靠的信息。在利用测试结果时,内部审计人员应该具有谨慎的态度,保持清醒的头脑,由于这种测试仅仅是现场审计工作之前的一种探查,通常涉及面小,样本规模不大、花费的时间也较少,并非是一次严密的系统取证过程,所以收集的证据并不充分。内部审计人员切莫根据测试中发现的不足、薄弱环节或显而易见的问题,就认为无需进行现场审计就已经得到了足以支持审汁结论的充分可靠证据,致使在现场审计中随随便便不再进行深入细致的检查取证。这种错误的认识和做法必将导致以偏概全或不成熟的审计报告,在讨论时将会招致被审计人员的反驳和鄙视,使内部审计人员处于极为尴尬的境地,可谓“后患无穷”。

5.分析性检查

在现场调查过程中,对被审计单位的经营活动资料进行分析检查,主要是从宏观的角度来研究和比较反映经营成果和财务状况的数量性资料之间的关系来测定各种信息的合理性和变化趋势,它要求内部审计人员根据不同的目的把数量性资料分成不同 的组成部分,并通过分析比较来揭示各成分之间的可能关系。例如,为确定某一期间投入产出的效率,就需从投入产出报告中分离出投入和产出的部分并计算出两者的比值,即投入产出率。分析性检查既可用于现场调查,也可用于现场审计,其核心就是资料之间的比较。比较可以用本期资料与基期资料进行对比来从总体上揭示其关系和变化趋势。在正常的情况下,各个期间的经营资料和会计资料都有较稳定的关系,其变化也会呈现出一种规律。如果发现某期间的数量性资料所显示的信息有了较大的变化,则预示着被审计单位经营过程的某些方面已经发生了重大变化,从而破坏了资料之间稳定的关系或变化规律。这种变化很可能暗示经营过程的某些关键环节存在重大风险,从而提醒内部审计人员将其作为审计的重点。分析性检查的内容极为广泛,审计人员应该根据审计的目的和任务来决定分析性检查的内容。一般而言,分析性检查的内容包括;实际完成情况与预算、计划的比较;有关本期财务比率和业绩报告与历史同期或最高水平资料进行比较。这些财务比率和业绩报告包括但不局限于销售毛利率、销退货或折让率、销售费用率、应收帐款周转率、应收帐款与存货的比率、应收帐款帐龄分析、生产指标、市场指数、资产负债率、流动比率、速动比率;对经营资料进行趋势分析等。指数平滑法、加权平均法、回归线法等是内部审计人员进行趋势分析,从宏观上把握经营过程的持续性及其变化情况,掌握经营业绩的动态变化,从而预测本期经营应该取得哪些成果的常用方法。另外,比率分析也是一种常用的很有效的综合分析、解释方法。例如,通过计算销售费用率,就可以得知销售费用在净销售收入中所占比重,通过与过去进行比较就可以揭示本期销售在降低费用,减少支出方面所取得的成绩或存在的差距。分析性检查不仅要将本期执行情况与历史资料反映的业绩指标作比较,还应该将其与现行标准,甚至同行业同类先进指标进行比较。在分析性检查过程中,内部审计人员应该对用以进行比较的标准进行分析,评价标准本身的合理性和有效性,考虑不同期间资料的可比性。任何一种资料信息都有其产生的特定环境和条件,不考虑其可比的前提而盲目地进行比较,就可能使分析性检查显得毫无意义。

三、编制审计方案

 合乎需要的审计方案应该在现场调查之后及时编制,以指导现场审计工作。在初步准备和现场调查工作中,通过查阅有关档案文件资料、与管理人员讨论经营活动、实地观察作业现场和操作过程、进行简单的审计测试和分析性检查,并在工作底稿、备忘录或其原始工作记录中记载、汇总了调查了解的结果,由此内部审计人员对被审计单位的过去、现在和未来的发展趋势有了一个较全面的了解,为综合所获信息,确定审计目标和重点范围打下了基础。这时,内部审计人员应该组织在一起认真讨论准备工作中所掌握的各种情况,尤其是那些显示出具有较高风险,可能存在问题的方面,编制审计方案。下面,我们介绍内部审计人员在编制审计方案时应予认真研究和确认的内容,即审计方案的一般结构和内容。

(一)确定审计范围

任何一个被审计单位都有许多相互联系的活动和极其复杂的业务处理过程。要全面审计其中的每一个方面和处理环节,将花费大量的时间,紧张的资源预算所要求的严格费用控制使审计工作不可能对被审计单位的每一项活动进行全面彻底的检查和评价,即使是那些风险高的,被认为重点审汁的部分,也不可能进行全面彻底的检查。在准备过程中所获得的信息有助于确定审计目标的重点领域,经济有效的审计方案是侧重于达到组织目标的重要事项而不是全部或令人感兴趣的事项。

《内部审计专业实务标准》认为,内部审计总的审计范围是对被审计单位内部控制系统的适当性和有效性,以及履行职责的工作质量进行检查和评价;但企业管理当局和董事会对审计工作范围提供一般指导。就一个具体审计项目而言,通常仅涉及与完成该项审计任务相关的活动和重要方面。例如,对购货部门进行审计时,审计人员可能将审计工作效力集中于三个方面:购货的来源;视供货者的情况选择购货;使用购货订单购货。选择这三个方面作为对购货部门审计重点的原因是,这三个方面存在着重大问题的可能性;通过测试发现有关供货方情况的记录存在令人迷惑的问题,既定的标准、程序未能有效地执行;分析性检查又发现向某些供货单位采购的金额或订货合同的金额较大或增长幅度较大。总之,具体审计项目的审计范围应根据准备工作,尤其是现场调查的结果,视控制状况、风险高低和重要性来确定。有关内部控制评审和风险评估的内容,请读者参阅第六部分和第七部分。在此,我们介绍一下重要性概念。

重要性概念是会计审计理论和实务中的一个基本概念。不同阶层的人员(诸如企业管理当局、审计委员会、股东、债权人、外部审计人员等)从各自关心的角度,对企业生产经营管理活动各方面的重要性所持的态度和观点会存在差异。对外部审计人员来说,重要性主要是针对财务报告所列项目的真实性和公允性而言的,凡对财务报表所列信息的真实性和公允性有重大影响,可能导致报表使用者改变其决策,并具有重大遗漏和错误的事项。换言之,凡对签署客观公正的审计意见有实质性影响的事项都具有重要性(例如,应收帐款、或有负债、资产存货等)。对内部审计人员来说,重要性概念更为宽广。一般而言,企业生产经营管理的所有重要方面,以及企业管理当局关心或提出具体要求的任何方面都具有重要性,而不局限于财务报表所列事项有关内容,例如,采购业务、设备的保管和维修、安全管理和资源的使用等。但是,在具体的审计项目中,重要性概念的运用仍然具有针对性,通常根据完成审计任务的需要来判断哪些方面具有重要性。在编制审计方案、执行现场审计和评价审计结果的各个具体工作阶段,都需要对有关事项的重要性进行估价。具有重要性的事项影响着审计步骤的种类、范围、时间安排、人员分配,因此,对重要性事项的认定直接影响了审计方案的编制。可以说,现场调查所进行的一切工作都是对被审计活动重要性事项的确认。为了有效地进行审计,内部审计人员应该在现场审计中不断地评判审计测试和审计步骤的实施结果,并根据其结论反复估价计划的审计范围是否适当,是否存在遗漏重要事项的可能性。通常,由于一些新情况的出现,而使审计人员降低或提高重要性事项的评判标准,使得一些曾被认为是重要的事项变成次要的,相反,也有一些最初认为并不重要的事项却显得极为重要。由于审计初期和结束时对有关事项的重要性认识有所不同,因此,内部审计人员应该在现场审计过程中不断确定重要性指标和审计范围,这也正是审计方案需要在现场审计过程中加以修改或补充的原因所在。运用重要性概念确定审汁范围,要求内部审计人员在评价信息方面具有较高的技能,在估价被审计单位哪些方面应该进行重点审计具有较多的审计经验和分析判断能力。

(二)确定审计目标

在编制正式的书面审计方案时:必须为既定审计范围内的每一部分拟订具体的审计目标。具体的审计目标应该跟据准备工作的结果,侧重于对组织目标实现和健康发展具有重要影响的、或已经揭示存在实际的或潜在问题的重要活动事项。审计目标与被审计活动的目的是紧密相关的,要制订具体明确的审计目标,严格区别两者的含义是必要的。审计目标是内部审计人员为达到审计目的所要完成的工作,而被审计活动的目的是管理部门为使组织内的各项活动有助于组织目标的实现而对职员的工作提出的要求和努力达到的效果。例如,管理部门要求职员经济有效地使用资源,这是与资源使用相关业务活动的目的,而与之相应的审计目标则是确定资源是否得到了经济有效地使用。因此,具体的审计目标是针对某项业务活动的目的而设计的。如果内部审计,人员要对:“根据供货者的情况购货”这部分工作进行审计,那么审计目标应该是确定是否为选择供货者制定了标准,以及这些标准是否适当;确定有关部门是否定期向采购部门提供了有关供货者情况的准确信息;当供货者不符合既定的选择标准时,是否采取了适当的行动。类似地,要制订与采购业务活动的审计目标,还必须对采购的来源和使用订货单购货两个方面拟订审计目标。

(三)确定审计步骤

审计步骤是指导现场审计达到审计目标的一套具体行动措施,是审计方案的核心内容。在确定了审计范围和审计目标之后,内部审计人员应该继而决定具体的审计步骤,包括应采用的审计方法,以说明如何收集证据、评价证据,完成现场审计工作。审计步骤应该适合特定的审计目标并覆盖整个已经确定的审计范围。要有效地完成现场审计工作,保证所收集的信息能够充分、准确地支持审计结论,达到审计目标,在审计步骤中阐明各种指令所运用的名词必须有准确的含义,以免产生歧义而使执行审计步骤的人员误入歧途。为此,内部审计部门有必要对审计方案中使用的各种指令性名词采用统一的定义,并为审计人员所理解和熟知,以保证方案制订和执行方案的人员之间建立可靠的联系,使执行方案的审计人员能够按照方案制订者的意图完成审计步骤。“审计”这个词的含义极为丰富,几乎可以在各种场合中运用。分析、核对、验证、测试等词都可从不同的角度或方面来表达这个词的含义。因此,诸如“审计”这类意义过于一般化的词不适合作为指令性名词在审计方案中运用。为了统一认识、统一行动,内部审计部门应该对“分析、核对、验证、测试”等经常运用的词统一定义,这样有助于减少意义的模糊,为正确理解和完成审计步骤所规定的真实工作内容,获取准确可靠的信息提供合理的保证。

(四)修订时间预算和分配审计人员

通常,花费在审计准备过程中现场调查所需要的时间与进行现场审计和撰写审计报告所需要的时间有较稳定的关系。在完成现场调查工作之后,内部审计人员对被审单位的情况有较全面的了解,审计的方向和重点也较明确了,这时就能较准确地估计现场审计、完成审计报告的时间。由此,就可以对原计划中的时间预算作适当的调整,并可根据完成规定的审计范围内每一部分工作所需要的知识和技能来具体安排审计人员。

内部审计人员应该在内部讨论的基础上完成上述实际编制审计方案的工作,并将其结果形成正式的书面文件。一般而言,一份结构合理、内容完整的审计方案还应该包括审计项目的名称、被审计活动的目的、控制状况、风险、审计工作底稿参阅、背景信息等方面的内容。在具体的审计实务中,不同组织的内部审计部门对审计方案的编制方法、内容结构的要求不尽相同,完全相同格式的方案是不存在的。但是,诸如审计目标、审计范围和审计步骤之类的内容是任何一份审计方案不可缺少的组成部分,也是审计方案的核心内容。它不仅反映了审计准备工作的成果,而且是内部审计人员对所了解掌握的各种情况进行初步分析、判断和评价的智慧结晶,反映了审计人员的审计思想。

一般而言,美国一些组织规模较大的内部审计部门在总结长期审计工作经验的基础上,对一些常规性的审计项目都设计了标准化的审计方案,以供现场审计工作使用。这既有利于减少在被审计单位所在地的审计时间,降低审计费用,又有助于帮助审计新手学习和掌握审计方案的编制技术和方法,指导其有效地进行审计。标准化的审计方案通常还包括了背景情况和部分审计准备工作的内容,并附有上一次审计确认的控制状况。但是,在实际运用中,内部审计人员应该根据现场审计所掌握的情况对审计方案进行必要的修订和补充,并取得审计管理人员批准,以适应变化了的审计环境。

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