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审计取证常见问题和工作方法

审计取证是形成审计结论的基础和保证,在整个审计项目中发挥着“大厦根基”的作用,其质量直接决定审计项目的质量。缺乏完整、有效、充分的审计证据作为支撑,审计结论必然不正确、不客观、不公正,审计质量将大打折扣。因此,做好审计取证工作尤为重要。

审计取证是指在审计过程中,对审计对象的财务会计资料及其有关情况进行检查、核实,收集、保全、分析和评价审计证据,以证明或证实审计对象的财务会计信息是否真实、完整、正确。审计证据是审计人员作出审计结论的依据,是审计质量的关键。

审计证据的质量取决于其真实性、可靠性和相关性。真实性是指审计证据能够真实反映被审计对象的财务会计信息。可靠性是指审计证据能够保证审计结论不受错误影响。相关性是指审计证据能够证明审计人员关注的问题。

审计取证工作是一项复杂而细致的工作,需要审计人员具有专业知识、丰富经验和高度责任心。审计人员在进行审计取证时,应注意以下几点:

一、明确审计目标。审计取证的目的是证明或证实被审计对象的财务会计信息是否真实、完整、正确。因此,审计人员在进行审计取证时,应首先明确审计目标,以便有针对性地收集、保全、分析和评价审计证据。

二、选择合适的审计证据。审计证据的类型有很多,包括会计凭证、会计账簿、财务报表、函证等。审计人员在选择审计证据时,应根据审计目标和审计风险的大小,选择合适的审计证据。

三、收集、保全、分析和评价审计证据。审计人员在收集审计证据时,应注意审计证据的真实性、可靠性和相关性。在保全审计证据时,应采取有效措施,防止审计证据被篡改或损毁。在分析和评价审计证据时,应注意审计证据之间的一致性和逻辑性。

四、形成审计结论。审计人员在收集、保全、分析和评价审计证据后,应根据审计证据形成审计结论。审计结论是审计人员对被审计对象财务会计信息真实性、完整性和正确性的判断。

审计取证工作是审计工作的重要环节,其质量直接决定审计项目的质量。审计人员应高度重视审计取证工作,认真做好审计取证工作,以保证审计结论的准确性、客观性和公正性。

一、审计取证的相关规定

《中华人民共和国审计法》规定,审计人员审计时应取得证明材料。《中华人民共和国审计法实施条例》要求,实施审计时应通过收集原件、原物或者复制、拍照等方法取得证明材料,并且应当由提供者签名或者盖章,不能取得提供者签名或者盖章的应当注明原因。《中华人民共和国国家审计准则》对审计证据应把握的基本原则、标准以及责任等作出了具体规定,明确要求审计证据应具有适当性和充分性,与审计事项及其具体审计目标之间具有实质性联系,并且真实、可信;电子数据作为审计证据时应当记录电子数据的采集和处理过程,利用所聘请外部人员的专业咨询和专业鉴定作为审计证据时应当判断样本是否符合实际、方法是否适当合理、专业咨询和鉴定是否与其他审计证据相符,使用监管机构、中介机构、内部审计机构等已经形成的工作结果作为审计证据时应判断是否与审计目标相关、是否可靠、是否与其他审计证据相符;同时明确审计人员和审计组长对审计取证工作的责任,其中审计人员对未按照要求获取审计证据导致审计证据不适当、不充分的问题承担责任,审计组长对审核未发现或者未纠正审计证据不适当、不充分的问题承担责任。

二、审计取证的常见问题

(一)取证单填写常见问题

取证单的填写没有固定模式和详细标准,更多依靠审计个人的经验、能力和工作习惯来整理证据、组织语言、表述事实,不同审计人员对同一个现象的认识不一样,填写的取证单往往有很大差别。
1.目标不明确。一是取证目的不明确。简单汇总被审计单位提供的资料,盲目取证,关键信息不全与不相关事项过多等问题同时存在;审计事项与具体目标缺乏联系,导致反映基本情况内容不全,揭示问题不清。二是取证内容不准确。未严格按照审计实施方案开展审计工作,对不属于审计目标和范围的审计事项进行取证,影响审计效率,甚至超出审计法定权限。三是问题重点不突出。未将收集到的证据资料整合成完整的证据链条,主要问题不突出,甚至不清楚要表述什么问题、该如何定性,或是表述的问题前后矛盾。
2.内容不完整。一是问题分析不透彻。过度依赖被审计单位提供的资料,只对事实进行说明,却忽略了取证时间、过程、证据来源、取证方式等情况的记录,有时只对问题的某一个结论进行取证,未全面反映问题情况。如取证反映工程发包未按照规定履行公开招标程序,但取证资料里该项目实际执行时间、经过谁审批、采用什么方式发包等信息记录不全。二是要素表述不完整。填写取证单时,时间、地点、人员、起因、过程、结果等信息要素不全,如取证表述费用支付经某人审批,但具体审批人员、职务、时间等信息要素填写不全。三是取证表述不客观。取证时直接将审计分析、汇总、计算,甚至推断的结果作为审计证据,缺乏分析、汇总、计算、推断的过程和原始数据;有的直接采用从被审计单位外部取得的未经证实的资料;有的直接在取证单中定性问题,甚至提出处理处罚意见。
3.表述不规范。一是表述不精准。语言表述含糊不清,使用模棱两可的词语;取证的内容与证据资料不一致,引用数据错误或数据相加错误等。二是填写不规范。取证单的审计事项与审计方案不一致;涉及到的单位名称使用不规范简称、使用口语等;审计经办人未签字或签字少于两人,签字人员不具有执法资格;被审计单位未签字盖章等。三是合编取证单。未按照一事一证的原则取证,将所有事项写到一张取证单,导致取证页数过多、内容过长。如:某工程项目基本情况取证,将规划、立项、设计、施工单位等内容在一张取证单表述;违规投资导致损失浪费问题取证,将可研、决策、审批、经费支出等事项在一张取证单表述等。

(二)审计证据常见的问题

1.证据不充分。主要表现形式有:审计事项缺少证据,不能形成证据链,支撑审计结论;有的审计证据只说明审计事项的局部情况,却被用来得出全局性的结论;有的取证只收集书面证据、忽视实物证据,只重视内部证据、忽略外部证据;有的只注重表面现象,缺乏深入分析,导致重大问题被忽略。如:审计反映某问题经过会议研究,但无会议记录、纪要;某事项经过某人审批,但没有审批件;审计发现一张不合规的票据,忽略是否存在一本不合规的票据或一套账外账等。
2.证据不相关。主要表现形式有:证据资料与审计事项没有关联;同一资料复印多份、同一类型的资料反复收集,导致资料重复、冗余;收集过多但不适当的审计证据,却遗漏重要证据,导致不能判断问题本质;审计证据相互之间缺乏有效的支撑和印证,相关性不足,甚至互相矛盾;资料摆放零散、混乱,顺序颠倒,没有逻辑。如:审计反映某项目经费支出基本情况,复印所有凭证及附件;反映某个项目的可研情况,复印整个可研报告等。
3.证据无效力。主要表现形式有:直接以取证单作为证据,无相关的证据资料;仅以审计谈话等法律效力不够的资料作为审计证据,无其他原始资料辅助支撑审计结论;直接使用被审计单位账表上的数字,未对来源渠道进行核实,电子数据作为审计证据未记录电子数据的采集和处理过程;直接采用中介机构、内部审计机构等已经形成的结果作为审计证据,未对结果的有效性进行验证;相关的证据资料未经资料提供单位盖章确认等。如:审计发现某项工程未按设计施工,存在偷工减料的问题,取证资料却无抽查现场图片,未记录抽查方法、原则、范围、位置,没让双方签字确认等。

三、做好审计取证工作的建议

(一)树立法治思维,增强审计取证的有效性。依法审计是开展审计工作的基本原则,审计取证必须运用法治思维和法治手段,坚持法无授权不可为,有效防范审计风险,提高审计质量。一是程序合法。严格按照法定程序和手段取证,延伸审计不低于两人,查询银行账户按规定审批,取证单及附件签字盖章完整,收集的纸质及电子数据严格遵守保密规定。采取实地盘点、现场测量等方式开展审计时,及时拍照、记录、签字确认,完整记录抽查方法、原则、范围、位置等信息。二是标准依法。取证必须重视细节,反复推敲,充分考虑审计事件的整体性和要素的完整性,对不能证明问题真实情况或无证明力的证据要补充完善,确保内容全面、充实,充分支持审计结论。不能完全照搬照抄被审计单位的资料,要突出重点,表述完整,如主体、时间、地点、原因、过程、现状、结果等事实清晰、要素齐全。三是证据有力。审计取证要注重审核分析,突出重点,按需取用,按照电子证据、书面证据、实物证据强于口头证据,外部证据强于内部证据的原则,选择证据力最强的收集,不直接以谈话记录等效力不够的资料作为主要证据。使用采集的电子数据作为审计证据的,应完整记录电子数据的采集和处理过程,并取得必要的书面证据。
(二)树立结果思维,增强审计取证的目的性。一是目标清晰明确。取证前应明确取证目的,清楚发现了什么现象、构成了什么结果、形成了什么问题,取什么证、怎么取证、何时取证等问题,紧紧围绕问题收集证据,根据收集证据完成取证单,通过取证单将零散的证据资料整合成完整的证据链条,基本情况取证内容要全,存在问题取证要素要清。二是内容全面详实。审计实施方案确定的所有事项,无论是否存在问题都应该取证;取证时应深入分析收集到的证据资料,确定重要性水平,评估审计风险,有针对性地收集与审计事项相关的证据,既不遗漏,也不冗余。三是思维打破定式。审计取证既要宏观着眼,坚持服务大局,用发展的、系统的、联系的观点认识问题和分析问题,又要从微观入手,将资金使用跟到底,把问题查深查透,深入挖掘隐藏在表象背后的实质。善于开展研究式审计,把握政策规定、审计要求和项目特征,对不同的审计项目采取不同的审计方法,打破思维定式,避免凭感觉、凭经验、凭套路,千篇一律的取证模式。
(三)树立标准思维,增强审计取证的规范性。一是“不合编”“不审计”“不处理”。取证单是审计工作底稿的依据,应该能分能合,取舍方便,按照一事一单的原则,每个事项中的每一个环节、每一个过程编制一张取证单,即“不合编”;不使用“经审计”“审计确定”“审计表明”等字样描述审计过程,即“不审计”;问题定性及处罚属于编制审计底稿和撰写报告时确定事项,不应在审计取证单中书写审计处理依据及处理意见,即“不处理”。二是“不调整”“不简写”“不模糊”。审计取证单中的审计事项应与审计实施方案确定的审计事项一致,不随意调整,即“不调整”;取证单中表述的单位名称、项目名称、人员、金额、时间等要素,使用规范全称、统一单位计量、统一保留小数位数等,即“不简写”;内容表述应逻辑清晰,重点突出,不适用模棱两可的词语,不使用口语,即“不模糊”。三是“不主观”“不臆断”“不掩盖”。语言风格应以写实为主,客观描述情况,记录事实,避免主观笼统,即“不主观”;审计事实的逻辑线条严谨,不生搬硬套、主观臆断,如未召开会议不等于未研究(传签也是研究的一种方式),未公开招标不等于未招标(公开招标只是招标的一种方式)等,即“不臆断”;表述证据应厘清事情来龙去脉,逻辑清晰,区分主要问题和次要问题、违规事实和违规疑点,不能主次颠倒,将重要问题掩盖在次要问题中,即“不掩盖”。
(四)树立情景思维,增强审计取证的技巧性。一是善于在行为细节中发现问题。在国家反腐力度不断加大的情况下,经济违法行为逐渐向隐蔽化、科技化转变。审计过程中,审计人员应全身心投入审计现场,通过细节寻找蛛丝马迹,从被审计单位的环境布置、资料保管、办事流程,以及相关人员的语言表达、面部表情、情绪变化、行为失误中发现异常,寻找漏洞。二是善于在换位思考中分析问题。审计时要站在对方的立场去思考、分析和处理问题。如发给被审计单位的资料清单和表格,如果是自己会怎么填、如何提供;发现的审计疑点,如果自己是管理者、经办人,会怎么处理、如何规避;发给对方的取证,如果是自己看了会有什么反映、如何回复。另外,在审计证据收集及签证中应讲究方法,分批收集发放与集中收集发放相结合,先签与后签相结合,敏感的与不敏感的相结合。三是善于在沟通交流中解决问题。审计沟通坚持讲原则树威信、讲水平树魅力、讲细节树人格。交换意见时既坚持原则,力争依据充分、问题准确、以理服人,又虚心听取意见,不作口舌之争,不强词夺理。询问谈话注重营造轻松的谈话环境,减轻被询问人员的思想压力和抵触情绪。调查取证时客观公正看待问题,善于协调,在提出问题的同时也要注重找寻被审计单位工作中的闪光点及成功做法。

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