中小企业内控频频失效的原因

内控管理是企业经营中不可缺少的部分,但实际大多数中小企业在施行的过程中,经常会因为各种各样的原因导致内控失效,各种制度流程形同虚设,在增加了成本的同时并没有达到控制风险的目的。

导致内控失效的原因是什么?

1、治理结构不完善

公司应该分为管理层和治理层,管理层负责企业的经营决策,治理层执行监督和控制,两者会起到相互制衡的关系。但在中小企业中,公司的集权比较严重,管理和治理的职能都集中在公司的控制人身上,这样就会导致控制人凌驾于公司内部控制之上,最简单也是最常见的表现就是老板一言堂。

同时一言堂还经常伴随朝令夕改,频繁的变动会创造一种不安定的工作氛围,导致企业内人心浮动、人员流动性增加。

这种频繁的变动映射到组织架构上,会影响各部门职权和责任的划分,出现授权不清的情况,后续会因为工作而出现部门之间的矛盾,影响公司的运营效率。

2、内部控制‘度’的把握

所谓“度”的把握,就是制度流程设置的松紧。制度和流程太松,会遗漏潜藏风险的关键环节,可能会促使舞弊等情况出现;制度和流程太紧,繁复的程序会增加员工的抵触心理,同时流程审批环节太多会拖慢企业运营的效率,同时相关部门需要增加相应的时间成本进行公司内关于制度和流程的培训。

最合适的松紧,就是在风险和企业期望达到的控制目标之间寻找一个平衡点,让制度和流程可以覆盖企业经营过程中存在风险的环节,同时保证整体的运营效率,也要考虑例外情况和紧急情况的处理。

3、部门间缺少沟通和协调

内部控制不仅仅是一个部门的工作,企业完整的内控体系需要公司各部门的协同和支持。如果企业内部信息传递不顺畅、部门间缺少沟通渠道,那么在各部门就会形成信息差。

信息差会导致同一个流程,流程中各部门所知道的信息是不同的。

另一方面这种信息差也会在部门之间制造矛盾,当出现问题的时候,各部门就会开始推诿责任。这种情况可能会让问题进一步扩大,为企业带来更大的损失,也会影响各部门之间的团结。

4、制度流程脱离实际

内控体系的建设需要符合企业的行业特性以及实际情况,制造业的制度流程不能照搬到文化传媒行业。

另一种脱离实际的情况就是当企业的战略和业务方向发生变化的时候,制度和流程没有随之进行更新。导致原有的制度或是流程无法适应新的业务,增加了企业运营的风险。

制度和流程在制定的时候,如果缺少配套的表单、流程图等等,只是用文字进行描述,遣词用句的不严谨可能会引起歧义,导致内控管理无法落地,也是脱离企业实际情况的一种表现。

5、缺少监督机制

内控管理的执行过程和结果需要相应的部门进行监督,最有效的机制是在企业中设立独立的内控内审部门进行监控。部门的独立性可以保证内控管理不会受到管理层的制约,能够更加深入挖掘企业经营中的风险。但中小企业通常让财务部来承担这部分责任,如果财务部在企业中缺少话语权或是相应的专业能力,那么内控管理就很难执行下去。

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