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审计如何发现高质量问题

1. 定义什么是高质量问题
如何定义高质量问题,我的理解是那些对企业有实际影响并需要立即关注的问题。如:
 对企业的战略、财务或运营产生重大影响;
 反映出重大的合规风险或法律风险;

 指出关键流程中的缺陷和潜在风险。等

2. 深入了解业务和流程
我们不管做任何审计,或者做任何体系的搭建,首先都要对企业的业务流程进行深入的了解和理解,要对企业的行业背景和现状及业务流程进行诊断,从有效地针对性地发现问题。

高质量的问题往往隐藏在细节之中,为了确保审计结果具有高度的质量和实用性,审计人员需要对企业的经营模式、业务流程、以及行业的发展趋势进行深度的刨析。这样,当我们在审计过程中遇到某些数据或信息时,就可以迅速地判断和识别其是否与常规不符,以下是如何发现高质量问题的具体操作方法:

(1)深入了解企业背景和行业动态
审计人员需要深入了解企业的业务模型、市场、竞争对手和关键成功因素等。

文档审查:审查企业的年报、企业及各板块的战略规划和计划、市场分析报告、会议纪要等文档,以获取对企业总体战略和市场定位的清晰认识。

市场调研:参与业界的各类研讨会、训练课程或展会,与行业专家交流。使用市场调研工具或公司内部数据,了解市场的现状、增长率、竞争态势等。

竞争对手分析:收集公开信息,分析主要竞争对手的优势和劣势。对比企业与竞争对手在产品、价格、品牌、技术等方面的差异…….

(2)了解业务环境
对被审计实体的业务环境和业务模式有深入的了解,是更好地进行审计的基础。

具体方法:

业务模型研究: 了解公司的核心业务、收入来源和主要开销。

风险评估: 基于业务环境,识别并评估可能影响财务报告真实性完整性准确性的关键风险。

探访关键部门: 亲自访问如销售、生产、采购等关键部门,了解其日常运作。

(3)内部控制评估
良好的内部控制系统是防止财务错误和舞弊、欺诈的第一道防线。

具体方法:

控制活动识别: 了解公司如何设计和实施各种财务和运营的控制活动。

测试控制效果: 对选定的控制活动进行测试,以确定它们是否有效。

评估控制环境: 探查公司的治理结构、人文环境和员工的道德观念。

(4)与高层管理层沟通
高层管理层可能对公司的运营和风险有独特的见解。

具体方法:

定期会议: 与CEO、CFO等高层管理层举行定期会议,了解他们对公司的看法和关注点。

匿名反馈: 设立匿名反馈机制,让管理层在需要时提供敏感或关键信息。

策略与财务目标讨论: 了解公司的长期和短期策略,以及如何在财务上实现这些策略。

(5)实地考察与核实
审计不仅仅是基于文件和记录。在某些情况下,实地检查和核实是发现问题的最直接和有效的方法。

具体方法:

实地观察计划:制定实地观察的时间、地点和关注点,确保全面而有效的观察。

避免干扰:保持低调,尽量不干扰员工的正常工作。

记录观察:使用摄像机、照相机或笔记本记录观察到的关键情况和潜在问题。图片 分析与验证:分析观察结果,与规定或标准进行对比,确定是否有偏差或违规。如有需要,与相关员工沟通验证某些观察结果。

仓库盘点: 直接访问仓库,随机选择部分物品进行实际计数,并与账簿记录进行对比。这有助于揭示盘亏、盘盈或假冒库存的情况。

销售验证: 通过随机选择销售发票,并直接与客户沟通来确认交易。这可以揭示潜在的虚假销售或不匹配的交易。

应用上述审计技巧,审计人员不仅可以从数据层面找出问题,还能从实际操作和员工反馈中发现潜在的风险和问题,使审计更为全面和深入。

(6)深度访谈与对话
审计人员通过现场勘察和员工初步访谈之后,如果觉得对某些问题有疑问,我们可以大胆地怀疑,然后再次与组织内的关键人员进行深度访谈是获取非正式信息和深入了解组织运营的关键方法。

具体方法:

访谈对象选择:选择关键岗位或有长时间工作经验的员工作为访谈对象。

准备访谈提纲:根据审计目的制定访谈提纲,列出关键问题或话题。

创建舒适的访谈环境:选择一个安静且不受打扰的地方进行访谈,确保受访者的隐私和安全。

访谈记录:使用录音、笔记或其他方式记录访谈内容。确保得到受访者的同意。

分析与反馈:分析访谈记录,提炼出关键信息和潜在问题。如有需要,与受访者进行二次沟通,深入了解某些问题。

开放性问题: 设计问题以获得深入、细节和未经筛选的答案,而不仅仅是“Yes”或“No”。图片 跨部门访谈: 不只是与财务部门交谈,还要与销售、研发、采购、生产,供应链等部门的人员进行交流,获取更全面的视角。

反复沟通: 对于关键或复杂的领域,进行多次深入的访谈,以确保充分了解细节和背后的情况。

(7)数据分析
我们把上述几点工作都做完之后,然后可以通过信息化手段收集相关数据,在海量的数据中,通过大数据对数据进行分析和解读,这样审计人员可以快速定位到潜在的问题区域。

具体方法:

异常值检测: 使用数据分析工具,例如Excel或专业的数据分析软件,寻找异常值或不符合预期的数据点。

趋势分析: 检查财务数据的时间序列,寻找突然的、不正常的波动或趋势。

比例分析: 对关键的财务比例进行计算和比较,看它们是否与行业标准或历史数据相符。

(8)对比与基准分析
与其他公司或行业标准进行对比,可帮助审计人员了解被审计公司是否存在异常。

具体方法:

行业对比: 收集同行业其他公司的财务数据,进行横向对比。

历史数据比较: 分析公司前几年的财务数据,看看是否有突出的变化或不正常的情况。

预算与实际对比: 分析预算数据与实际数据之间的差异,探查原因。

(9)采用多种审计技巧
不同的审计情境需要不同的技巧。为了确保审计的全面性和深入性,审计人员应采用多种技巧并相互协同。如:

抽样审计:选取代表性的样本进行深入审计。

深度访谈:与关键岗位的员工进行深度访谈,挖掘他们可能注意到但未上报的问题。

现场观察:通过现场观察实际操作,了解流程是否按照规定执行。

(10)对非标准事务持续关注
非标准或非常规交易可能隐藏潜在的问题或风险。

具体方法:

详细审查支持文件: 对于每项非常规交易,仔细审查相关的合同、交易确认书或其他证据。

验证第三方: 直接与交易的第三方沟通,如供应商或客户,以验证交易的真实性。

比较行业标准: 研究同行业的标准做法,看看被审计实体的非标准交易是否与行业常规相符。

(11)采纳第三方的意见
如果在审计过程中遇到瓶颈,可寻求第三方的帮助,同时审视审计工作的思路和方法是否存在问题。如:

向外部专家咨询,或参考行业最佳实践,对比企业现状,找出差距。

对外部审计报告、顾问报告等进行复审,看是否有被忽略的高风险问题。

通过上述方法,审计人员可以更深入地了解企业的业务和流程,从而更有针对性地进行审计,并发现高质量的问题。使审计发现的问题得到彻底的整改,形成一个闭环,还需持续关注整改的效率和效果。

3. 持续跟进
一次审计可能无法发现所有的问题。建议:定期复审之前发现的问题,确保其已得到解决。

对未解决的问题,跟踪其进展,确保管理层给予足够的关注。确保审计结果的落实与问题的解决是审计工作的持续过程。以下是持续跟进的详细和具体的可操作性建议:

具体方法:

创建问题跟踪清单或审计台账:列出所有在之前审计中发现的问题。对每个问题,注明其关键信息,例如:问题描述、影响部门、负责人、预期解决日期等。

设定复审时间点:根据问题的重要性和预期解决时间,设定复审的时间点,如每季度、半年或每年一次。

执行复审:在设定的时间点进行复审,核查每个问题的解决进展。对于已解决的问题,进行实际验证,确保其完全符合解决标准。

更新问题跟踪清单:根据复审的结果,更新问题的状态,如已解决、部分解决或未解决。

4. 团队之间的互动与分享
团队合作和知识分享是提高审计效率和质量的关键。

具体方法:

定期团队会议: 定期召开团队会议,分享各自的审计发现、挑战和成功经验。

建立知识库: 创建一个内部平台,允许团队成员上传和分享关于审计方法、技巧和案例的材料,我们审计部门就建立了学习资料库,供大家随时可以学习。

团队建设活动: 通过团队建设活动加强团队间的沟通和合作,增强团队凝聚力。

5. 审计人员的持续教育与成长
审计人员需要不断地更新其知识和技能以适应变化的环境。

具体方法:

参与培训: 根据审计员的专长和需求,安排相关的培训课程。

加入专业组织: 例如中国内部审计协会CIIA、国际内部审计师协会(IIA)或国际注册会计师协会(ACCA),参与其组织的研讨会和会议。

学习新技术: 了解并掌握新的审计工具和技术,例如数据分析软件或人工智能工具。

6. 结语
高质量的审计问题是企业进步的催化剂。审计人员不仅需要具备专业技能,还需要持续学习、敏锐的观察力和与时俱进的思维方式。只有这样,才能真正为企业带来价值,推动其不断完善与进步。

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